So können Kommunen mit Künstlicher Intelligenz Ressourcen sparen

Während Künstliche Intelligenz (KI) im privaten und beruflichen Umfeld immer verbreiteter ist, hinkt der öffentliche Sektor hinterher. Es gibt zwar einige Testläufe und erste Anwendungen, aber eine KI-Revolution steht für die Kommunen noch aus. An mangelndem Interesse scheint die Zurückhaltung jedenfalls nicht zu liegen. So führt beispielsweise der Deutsche Städte- und Gemeindebund im „Zukunftsradar 2023“ an, dass rund zwei Drittel aller Kommunen Potential durch den Einsatz von KI in ihrer täglichen Arbeit sehen – allerdings ist der Anteil der tatsächlichen Nutzerinnen und Nutzer bisher noch sehr gering. Woher aber kommt die bisherige Zurückhaltung?

Gespräche mit Verantwortlichen im öffentlichen Sektor zeigen, dass vor allem zwei Aspekte als Hemmschuhe gelten: einerseits die oft mangelnde Vorstellung, welche konkreten Einsatzbereiche es für KI geben kann. Die Sorge ist jedoch unbegründet, da die Einsatzmöglichkeiten im öffentlichen Sektor weitgehend denen in der Privatwirtschaft ähneln. Andererseits besteht die Sorge, ob KI und ihr Einsatz mit den oft als „besonders“ empfundenen Voraussetzungen des kommunalen Bereichs kompatibel sind. Verwaltungen befürchten, ihre Entscheidungsfreiheit und Kontrolle über Daten und Anwendungen zu verlieren, wenn sie von großen, meist US-amerikanischen Hyperscalern abhängig sind. Kommunen sind gut darin beraten, einseitige Abhängigkeiten zu vermeiden, um stets eigenständig und selbstbestimmt agieren zu können.

Ansätze für KI in Behörden

Es bedarf konkreter Einsatzgebiete und Ansätze. Hier bieten sich in erster Linie die heute beim Thema KI oft im Fokus stehenden „großen Sprachmodelle“ („Large Language Models“, LLM) an. Sie können sowohl zur Optimierung und Automatisierung interner Prozesse als auch zur Verbesserung der Bürgerinteraktionen genutzt werden.

Einige konkrete Anwendungsgebiete für den kommunalen Sektor stechen dabei heraus. Generische LLM-Assistenten reduzieren intern die Arbeitslast der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen oder der Erstellung von Zusammenfassungen oder Übersetzungen. So haben zum Beispiel alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung Baden-Württemberg Zugriff auf die Text-Assistenz „F13“. Die KI-Lösung bietet unter anderem eine Zusammenfassungsfunktion, eine Rechercheassistenz und eine Fließtextgenerierung.

KI-Avatare im Amt

Baden-Württemberg spielt damit eine führende Rolle bei der Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung. Extern können KI-Assistenten Bürgerinnen und Bürgern dabei helfen, schneller Antworten auf ihre Fragen zu finden. Einige Städte erwägen, dafür KI-Avatare einzusetzen. Die Stadt München setzt bereits auf ein KI-gestütztes Suchsystem, das auch bei ungenauen Anfragen die passenden Suchergebnisse für Bürgerinnen und Bürger liefert. Dank KI ist eine Beantwortung unabhängig von Öffnungszeiten möglich, wodurch personelle Kapazitäten eingespart werden können. Für Behördengänge kann die KI zudem die passende Busverbindung vorschlagen oder für Wochenendtouristen ein passendes Programm empfehlen.

Zudem können intelligente Fachverfahren zahlreiche Arbeitsschritte durch semantische Klassifizierung, direkte Zuweisung von Eingangsdokumenten oder die Erstellung fachlich fundierter Antwortdokumente erleichtern. So setzt das Frankfurter Amtsgericht auf KI, um die Bearbeitung der enormen Anzahl von Fluggastklagen zu beschleunigen. Der Einsatz von intelligenten Verwaltungsportalen kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls entlasten – sei es durch die Automatisierung von Suchvorgängen, Informationsauskünften und Antragsprozessen oder auch die Unterstützung bei Redaktionsaufgaben. Eine KI-Lösung kann schnell prüfen, ob ein Baugenehmigungsantrag vollständig und korrekt ist. Die Stadt Köln, die derzeit durchschnittlich 199 Tage für die Ausstellung einer Genehmigung benötigt, sieht hier großes Potential, den manuellen Aufwand auf Sachbearbeitungsebene zu reduzieren.

Besondere Anforderungen

Ein wesentlicher Hemmschuh im öffentlichen Sektor sind die besonderen Rahmenbedingungen, die jedoch oft mehr subjektive Sorgen als tatsächliche Probleme darstellen. Auch die Wirtschaft sieht sich durch zunehmende Regulierungen und verschiedene Interessengruppen erheblichen Einschränkungen gegenüber. Für die Verwaltung sind insbesondere die folgenden Aspekte und Rahmenbedingungen zu beachten: Regelkonformität, Transparenz, Rechenschaftspflicht, Effizienzsteigerung und Serviceorientierung.

Ein transparenter, offener und professioneller Prozess vor, während und nach der Implementierung von KI kann diese Rahmenbedingungen problemlos berücksichtigen. Der Einsatz von KI schafft zusätzliche Kapazitäten und erhöht die Attraktivität der Kommunen als Arbeitgeber, besonders für Berufseinsteigerinnen und -einsteiger. Das Potential von KI in Kommunen überwiegt die Risiken und Herausforderungen der Implementierung. Diese Risiken können durch den Einsatz deutscher und europäischer KI-Lösungen oder Open-Source-Modelle erheblich minimiert werden. Europäische Anbieter, die den Fokus auf Datensouveränität und die Einhaltung europäischer Vorschriften legen, gewährleisten die strengen Datenschutzbestimmungen, denen Kommunen beim Umgang mit Daten häufig unterliegen.

frank.wiethoff@bdo.de
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