Mit den Regelungen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) hat der Gesetzgeber der digitalen Rechnung den grundsätzlichen Vortritt erteilt. Diese Pflicht gilt auch für Verwaltungen und kommunale Betriebe.
Betroffen sind diese, wenn sie durch die Regelung des § 2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als umsatzsteuerliche Unternehmen (§ 2 Abs. 1 UStG) einzuordnen sind und im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Betätigung umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen erbringen.
E-Rechnung: PDF reicht nicht aus
Die Regelungen sehen vor, dass ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen grundsätzlich als elektronische Rechnung (E-Rechnung) auszustellen und zu übermitteln sind. Die Rechnungen müssen hier der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Kommunen, die bereits die XRechnung nutzen, können dieses Format auch weiterhin verwenden.
Definitiv Schluss ist aber mit Word-, Excel- oder auch PDF-Rechnungen. Reine bildhafte Rechnungsformate entsprechen nicht den Definitionen einer elektronischen Rechnung.
Digitale Rechnungsprozesse sind die beste Vorbereitung
Bereits jetzt lohnt es, sich mit den Prozessen zur Rechnungsverarbeitung und -erstellung zu beschäftigen und die Übergangsregelungen nicht auszureizen. Je früher Unternehmen die Umstellung vollziehen, desto früher profitieren sie auch von den Vorteilen, die elektronische Rechnungsprozesse mit sich bringen. Gleichzeitig stellen sie sich frühzeitig rechtssicher auf.
So empfiehlt es sich im ersten Schritt, den Rechnungseingang komplett auf digital umzustellen. Eine wichtige Grundlage ist eine zentrale Rechnungseingangs-E-Mail-Adresse als Ausgangspunkt für die weitere Verarbeitung. Die nächste Etappe auf dem Weg in ein digitales Finanzwesen liegt dann im Einrichten von Beleg-Workflows für Rechnungseingang und -ausgang. Anstatt wie bisher die Rechnungen manuell durch die Organisation zu tragen und manuell zu unterschreiben, werden Belege in einem Beleg-Workflow ohne Zeitverlust digital geprüft und freigegeben.
Rechtssichere Rechnungen erstellen
Mit dem Blick auf Ausgangsrechnungen müssen auch betroffene Kommunen handeln: Der Gesetzgeber hat bis Ende 2027 noch Übergangsfristen für den Rechnungsausgang für kleinere Unternehmen definiert. Spätestens ab 2028 sind Papierrechnungen und PDF-Rechnungen aber nicht mehr zulässig. Betroffene sollten daher jetzt bereits prüfen, ob neben dem Versand von XRechnungen auch das bereits bekannte Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1. mit der bestehenden Softwarelösung erstellt werden kann. Der Vorteil hier ist, dass neben dem elektronischen Datensatz zusätzlich ein Sichtbeleg in Form einer PDF-Datei erstellt wird. Somit kann die ZUGFeRD-Rechnung auch ohne spezielle Software gelesen und verarbeitet werden.
Kosten sparen und beschleunigte Prozesse
Digitale Rechnungsprozesse sind schneller, transparenter und effizienter. Bereits durch erste Veränderungen im Posteingang werden Prozessschritte wie das Öffnen der Post, Sortieren oder auch Scannen eingespart. Studien zeigen, dass E-Rechnungen im Durchschnitt um 60 Prozent günstiger sind als Papierrechnungen.
Viel wichtiger sind aber die zusätzlichen Vorteile in Verbindung mit digitalen Beleg-Workflows. Schlanke Prozesse und automatisierte Abläufe werden erst durch die Digitalisierung möglich. Statt manueller Eingaben werden die elektronischen Daten automatisiert in den Lösungen verarbeitet. Damit ergibt sich eine vollständige Transparenz über den Prüfprozess. Im System ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich ein Beleg befindet und wie weit die Prüfung schon fortgeschritten ist. Für alle Mitarbeiter werden die Prozesse rund um Rechnungen so deutlich einfacher.
Die E-Rechnung als Vorreiter für Umsatzsteuermeldesystem
Die E-Rechnungspflicht ist erst der erste Schritt. Der Gesetzgeber möchte mit der E-Rechnung die Basis für ein vollständig digitales Umsatzsteuermeldesystem schaffen. Mit einem solchen Meldesystem können Rechnungsdaten in Echtzeit abgeglichen werden, und somit lässt sich Umsatzsteuerbetrug eindämmen. Voraussichtlich 2028 soll ein solches System auch in Deutschland eingeführt werden.
Trotz dieser vordergründigen Zielsetzung des Gesetzgebers sorgt die E-Rechnung im Kern für mehr Effizienz und Transparenz. Die Regelung sorgt für einen flächendeckenden Einsatz der digitalen Rechnung und fungiert damit als Booster für die digitale Transformation.
Info
Erfahren Sie mehr zum Thema beim 20. Deutschen Kämmerertag: Der Arbeitskreis „Digitalisierungsbooster E-Rechnung: Was bedeutet die gesetzliche Pflicht ab 2025?“ dreht sich um die Transformation des Rechnungswesens. Melden Sie sich an, wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Autorin
Melanie Leisgang ist Anforderungsmanagerin Public Sector bei Datev.
Anne-Kathrin Meves ist Redakteurin der Zeitung „Der Neue Kämmerer“. Nach dem Studium der Anglistik, Geschichte und Wirtschaftswissenschaften (M.A.) hat sie ein Volontariat beim Deutschen Fachverlag in Frankfurt am Main absolviert. Danach wechselte sie 2011 als Redakteurin zu Frankfurt Business Media, dem FAZ Fachverlag. Zunächst schrieb sie dort für die Magazine „FINANCE“ und „Der Treasurer“. 2018 wechselte sie in das Redaktionsteam von „Der Neue Kämmerer“.